Varausjärjestelmän ohjeet

• VARAUKSEN TEKEMINEN

(huom: kaikki nämä asiat menevät asiakkaalle vahvistussähköpostissa)

•   Mene sivulle: http://varausjarjestelma.kierratyskeskus.fi/jobs/form ja täytä tiedot:
•   Oppilaitoksen / päiväkodin / muun nimi: aiemmin tilanneet tahot löytyvät kun kirjoittaa muutaman kirjaimen esim. Maunula = > löytyy pk, koulu jne.
-   jos uusi asiakas, pitää lisätä asiakasluetteloon (ks. ohje alempaa),•   Yhteyshenkilö = asiakas eli tilaaja
•   Sähköpostiosoite: tähän osoitteeseen lähtee vahvistus ja palautepyyntö
-   kummikoulujen kohdalla laitetaan xx@xx.fi (koska heille lähtee erilliset palautteet) tai jos keikka ollut ja mennyt, niin ei lähde turhaan viestiä asiakkaalle
•   Puhelinnumero = yhteyshenkilön puhelinnumero neuvojan ja toimiston yhteydenottoa varten
•   Ajankohta:
-   huom: jos asiakas ehdottanut vaihtoehtoisia aikoja, pitää niistä valita yksi, joka syötetään järjestelmään (tarkastetaan onko jollekin päiville jo monia varauksia tms. haastetta (esim. kaikkien neuvojien koulutus)
-   jos toive kahdelle keikalle eri ajankohtina, niin silloin AINA selitys lisätietoihin. Eri päivien/eri teemojen keikoista pitää tehdä erilliset varaukset (ks. kopiointi). Kopioista ei lähde asiakkaalle vahvistusta – siksi tärkeää kirjoittaa lisätietoihin kaikki sovitut keikat.
•   Aiheet: jos kaksi tai useampi eri aihetta samalle tilaajalle/päivälle, voi rastittaa kaikki sovitut tunnit, niistä tulee vahvistamattomiin eri tilaukset, joihin muutetaan vain sitten sovitut kellonajat oikeaksi
-   jokainen aihe tulee omana keikkanaan, koska halutaan seurata eri keikkojen menekkiä vuosiraporteissa
- Vahvistusvaiheessa voidaan lisätä nippuväri, jonka avulla sidotaan visuaalisesti useampi tuntikokonaisuus yhdeksi keikaksi.
• Kiintiö: valitse oikea kiintiö

• Alustava tuntikatto: kirjaa alustava arvio kuluvien neuvontatuntien määrästä
• Ruksi Olen lukenut ohjeet tilaajalle –kohta ja klikkaa ”lähetä”
- Tässä vaiheessa asiakkaalle lähtee ilmoitus: ”Hei! Tilauksesi on kirjattu välitysjärjestelmäämme ja etsimme sille ympäristöneuvojaa. Neuvoja ottaa sinuun yhteyttä noin viikkoa ennen sovittua tilaisuutta. Kiitos kiinnostuksesta toimintaamme kohtaan! Terveisin Kierrätyskeskuksen ympäristökoulutus, koulutus@kierratyskeskus.fi, p. 0400-348100”
+ tilauksen tiedot ja mahdollinen tuntikokonaisuuden saateteksti

TILAUSTEN KÄSITTELY (Vahvistamattomista)

•   Vahvistus
-   muuta neuvojien määrä tarvittaessa
-   Kiintiö: korjaa tarvittaessa
*    Oppiaitokset muut kuin työpajat; koulut 2. asteen kouluihin asti & kasvattajat
*    Polku / työpajat = Pura jätepommi -pajat, vesi-oppituokiot sekä vaarallisen jätteen tunti
*    Polku / kummikoulut = kaikki kummikouluilla pidettävät keikat oli sisältö mikä vain

*    5-6 -vuotiaat; päiväkodit, esikoulut
*    Kasvattajien koulutukset: erityiset kasvattajien koulutukset ja kurssit esim. Kierken tiloissa.
* Aikuiset ja tapahtumat = aikuiset, tapahtumat, lapsiperheet
* Kompostointi = kompostointikurssit
* Asiantuntijavierailut
* KULPS: Kulps tunnit
* KA; Keräysautoneuvontakiertueen keikat

-   Alustava tuntikattovaraus = arvioitu tilaisuuden kesto (puolen tunnin tarkkuudella), huom: koskien vain ja ainoastaan valittua aihetta (esim. lajitteluleikki), jokaisesta aiheesta
-   Klikkaa ”vahvista”: ”valitse neuvoja” -kohtaan voi heti laittaa oman nimen jos haluaa keikan itselleen (mutta keikka on jo kaikille auki!), jos et halua niin ei tarvitse klikata tätä
-   jos keikalle on sovittu jo joku tekijä, niin se valitaan tietenkin myös
•   Kopiointi: varaussivun ylälaidassa ”kopioi vahvistamattomaksi” –linkki ja vaihdetaan tarvittavat tiedot -> (esim. toinen päivä)
-   huom: ”kopiokeikasta” ei lähde vahvistusta asiakkaalle
•   Peruutus/poisto: voi valita lähettääkö asiakkaalle viestin vai ei (sama viesti lähtee keikan varanneelle neuvojalle tieto)

• UUSI ASIAKAS: Jos järjestelmä ei tunnista asiakasta, se pitää lisätä kohdasta admin – asiakashallinta – lisää asiakas

•   Osoite: käyntiosoite (se siirtyy varauslomakkeeseen)
•   Kuvaus: ei tarvitse laittaa, voi laittaa esim. projektista
•   Tuntikatto = montako tuntia tilaaja voi saada vuoden aikana (ei koske ympäristöraatien tai henkilökunnan koulutusta, kummikouluilla ihan omat kuviot…)
-   asetetaan järjestelmään uudelle asiakkaalle
-   päiväkodeissa aina 4 tuntia, samoin erillisissä esikoulu yksiköissä
-   kouluissa riippuu koulun koosta
*    koulut alle 201 oppilasta, 5 tuntia
*    koulut 201-400 oppilasta, 10 tuntia
* koulu 401-600 oppilasta, 15 tuntia
*    koulut yli 600 oppilasta, 20 tuntia
-   taloyhtiöt, järjestöt yms. max 5 h (voidaan neuvotella enemmänkin)
-   tapahtumat (avoin yleisötapahtuma), normaalisti voidaan tarjota 2-3 tuntia, suuremmat tuntimäärät kysyttävä HSY:ltä (Minna Partti: minna.partti@hsy.fi)
-   asiakashallinnasta näkyy kuinka paljon tunteja kyseinen taho jo käyttänyt kuluvana lukuvuonna (vanhat asiakkaat)
•   Oppilasmäärä: jos et tiedä tai jos ei ole koulu, niin laita viiva –
•   Yhteyshenkilön kohtaan ei tarvitse laittaa mitään (viivat)
•   Klikkaa ”lisää asiakas”