Muistilista vastuuhenkilölle
Vapaaehtoisten kanssa toimiseen on omat käytännöt. Vapaaehtoisille mm. korvataan matkat julkisella liikenteellä, tarjotaan ruoka (tapahtumissa aina tai muuten jos päivä kestää 5h tai enemmän) ja annetaan alennuskuponki kauppaan.
Alla on muistilista vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilölle. Se on hyvä apu vastuuhenkilölle, kun järjestät pajoja tai tapahtumia, joissa on vapaaehtoisia apuna. Jos vapaaehtoinen halutaan asiantuntijatehtävään tai muuhun ns. etätehtävään, muistettavat asiat ovat hieman erilaisia. Voit kääntyä tarvittaessa vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin puoleen.
Tarkemmat ohjeet käytännöistä löydät täältä.
Vapaaehtoiset pajassa tai tapahtumassa - Muistilista
Suunnitteluvaihe
- Kerro ideasta koordinaattorille
- Kirjoita lyhyt kuvaus tehtävästä hyvissä ajoin: Mitä, missä, milloin, kuka on yhteyshenkilö? Lähetä se koordinaattorille, joka laittaa tehtävän vapaaehtoisille hakuun (esim. uutiskirjeeseen).
- Voit lähettää kutsua vapaaehtoishommiin suoraan myös omille tutuille vapaaehtoisille (kerro tästä koordinaattorille)
Ennen pajaa tai tapahtumaa
- Varmista vapaaehtoistilanne hyvissä ajoin koordinaattorilta. Tilanne löytyy myös google kalenterista (Vapaaehtoisten tapahtuma ja keikkavuorot).
- Varmista, että mukaan tulevilla vapaaehtoisilla on tarvittavat tiedot. Esim. Askartelumallit hallussa, paikka tiedossa, yhteyshenkilön puhelinnumero.
- Mikäli kyseessä on Starttipaja, eli paja johon vapaaehtoinen ilmoittautuu aloittaakseen vapaaehtoistyön, valmistaudu kertomaan vapaaehtoistoiminnan yleisistä käytännöistä. Löydät ne mm. Vapaaehtoisen oppaasta.
- Kokoa tarvittava materiaali:
- nimilaput (jos yleisötapahtuma tai koululaisten paja)
- matkakuittiliite (esitäytetty) ja palautuskuori
- ruokaliput tai muuten tarvittavat järjestelyt (tapahtumat ja 5h päivät tarjotaan ruoka)
- uusille vapaaehtoisille sopimukset (2kpl)
- Vapaaehtoisen alennuskuponki -30 %
Kaikki tarvittavat lomakkeet löydät
täältä. Pajassa tai tapahtumassa
- Kerro kuka on yhteyshenkilö, jos et ole koko aikaa paikalla
- Pidä huoli, että vapaaehtoista ollaan vastassa
- Ohjeista toimipisteen yleisiin asioihin, minne voi jättää laukun, missä wc, keittiö, ravintola yms.
- Anna vapaaehtoiselle nimilappu
- Opasta ja motivoi tehtävään
- Jos vapaaehtoiset ruokailevat, pidä huoli että he saavat ruokalipun ja löytävät ravintolaan
- Anna vapaaehtoiselle matkakuittiliite ja alennuskuponki, jos hän ne haluaa.
- Kirjoita sopimus tarvittaessa
- Kiitä vapaaehtoista
Tapahtuman ja pajan jälkeen
Tilastoi vapaaehtoisten tekemät tunnit ja tapahtuma. Tilastointi tapahtuu Google Drivessa olevaan taulukkoon Koulutuslinjan Vet -tilastointi.
