Usein kysytyt kysymykset

Prosessikaavio

Tarvitseeko prosessikuvaukseen aina tehdä kaavio?

Kaikkiin "ylätason" prosesseihin (eli niihin, joilla on vielä omia alaprosesseja) on hyvä tehdä kaavio, jotta Toimintakäsikirjaa selaava voi suunnistaa kirjassa eteenpäin kaavioiden avulla. Tästä syystä kaaviossa tulisi aina olla myös toimivat linkit mahdollisiin alaprosesseihin ja työohjeisiin (merkitään kaaviossa +-merkillä ja tehdään linkki kyseiselle alisivulle).

Jos kaavio ei kertakaikkiaan tunnu tarkoituksenmukaiselta tai prosessikuvausta ei tule käyttämään kukaan, joka tarvitsisi kaaviota, sen voi jättää poiskin. Tällöin sanalliseen kuvaukseen tai sen yläpuolelle olisi hyvä tehdä lista ja suorat linkit alaprosesseihin/työohjeisiin.

Työohjeissa kaavio ei ole usein tarpeen, tai sen tulee olla hyvin yksinkertainen.

Miksi pitää käyttää Google Drawings -tiedostoa kaavion piirtämisessä? Eikö PowerPoint tai Paint käy?

Google Drawings -kuvan käyttäminen on ainut tapa saavuttaa seuraavat asiat:

1) Kun alkuperäistä kuvaa muokataan/päivitetään, myös Siiri-sivulla näkyvä kuva päivittyy automaattisesti eikä sitä tarvitse julkaista uudelleen.

2) Kuvan linkit toimivat.

Runsaasti muita vaihtoehtoja ja kuvien upotuksia testattiin, kunnes päädyttiin tähän vaihtoehtoon. Siiri-sivuja ylläpitävä julkaisujärjestelmä on joustamattomampi kuin moni muu nettisivualusta.

Pitääkö kaaviossa käyttää täsmälleen samoja symboleja ja värejä kuin ohjeissa?

Samoja symboleja kyllä. Muista erityisesti käyttää tavallisia nuolia, kun haluat kuvata prosessin etenemissuuntaa (mitä tapahtuu ensin ja mitä jälkeen, EI siis esim. materiaalin siirtymissuuntaa), ja katkoviivaisia nuolia, kun haluat kuvata informaation etenemissuuntaa (esim. kun lähetetään välitieto jostakin vaiheesta esimiehelle, mutta prosessi ei varsinaisesti jatku esimiehen suuntaan). Älä käytä nuolia muissa merkityksissä. Samojen symbolien käyttäminen on tärkeää, jotta kuka tahansa osaa lukea prosessikaaviotasi oikein. 

Värit voit valita vapaammin, mutta muista kuitenkin jättää punainen väri merkkaamaan prosessin ongelmakohtia. Viestintä suosittelee muutenkin yhtenäistä värimaailmaa.

Mistä tiedän, minkänäköistä kaaviota/mitä kuvaustasoa käytän?

Kuvaustasot esitellään prosessien kuvausohjeiden ensimmäisillä sivuilla (Prosessien kuvaustasot). 

Prosessikartta   Toimintamalli   Prosessikuvaus       Työohje

Erittäin todennäköisesti olet laatimassa "tavallista" prosessikuvausta tai työohjetta:

Toimintamallia tarvitaan vain hyvin suurissa kokonaisuuksissa (esim. koko henkilöstöhallinto tai koko myymälätoiminta) ja prosessikarttaa vain koko Kierken toiminnan kuvaamisessa. 

Ellet ole varma, minkätasoista prosessia kuvaat, keskustele prosesseista vastaavan henkilön tai esimiehesi kanssa.

Miten lisään kaavion Toimintakäsikirjan sivulle?

Seuraa prosessien kuvausohjeita kohdasta 3.2 (Prosessikuvauksen julkaiseminen Siiriin) eteenpäin.

Kaavioni ei näy, vaikka olen julkaissut sen ("Esikatselu ei ole käytettävissä"/"Preview not available").

1) Ongelma: Kaavio näkyy minulle, kun olen kirjautuneena selaimessa Google-tiliini, mutta ei muissa selaimissa tai muille ihmisille tai minullekaan, kun en ole kirjautuneena Googleen. 

Ratkaisu: Google Drawings -tiedostossasi ei ole linkin jakaminen päällä. Mene Google Driveen, valitse kaaviosi, ja klikkaa oikeasta yläkulmasta "Jaa"/"Share". Klikkaa aukeavasta ikkunasta yläoikealta tekstiä "Hanki jaettava linkki". Tämän jälkeen linkin jakaminen on päällä. Et tarvitse linkkiä mihinkään, joten klikkaa vain "Valmis". Kaavion pitäisi nyt ilmestyä Siiri-sivulle.

2) Ongelma: Kaavio ei näy, vaikka jakaminen on päällä.

Ratkaisu: Html-koodiin on voinut tulla virhe muokatessasi valmista pohjaa. Tarkista, ettei lisäämiesi merkkijonojen kummassakaan päässä ole ylimääräisiä välilyöntejä (rivinvaihtojen määrällä ei ole väliä) ja että olet kopioinut osoitteesta koko merkkijonon (kohtien d/ ja /edit välistä). Tarkista, ettet ole poistanut mitään alkuperäisestä koodista vahingossa. Kokeile lisätä kaavio uudelleen ohjeiden avulla poistamalla koko sisältökenttä ja kopioimalla pohja uudelleen sivulta Toimintakäsikirja - Ohjeet - Prosessikuvauksen Siiri-pohja.

3) Ongelma: Olen tarkistanut kaiken yllä ehdotetun, mutta kaavio ei silti näy.

Ratkaisu: Ajoittain (hyvin harvoin) kuvat ovat lakanneet näkymästä ilman selkeää syytä. Jos olet varma, että kyseessä ei ole edellä mainittu ongelma, odota hetki. Tällaiset virhetilanteet eivät ole toistaiseksi kestäneet kuin muutamasta minuutista muutamaan tuntiin.

Kaaviosta näkyy vain osa / kaavion alla on "tyhjää" harmaata tilaa.

Säädä kuvan korkeutta. Prosessien kuvausohjeiden kohdasta 3.2.2 (Kaavion lisääminen kuvaussivulle) löydät tähän ohjeet.

Minä/muu henkilö ei pääse Siiri-sivulla kuvan alla olevasta linkistä katsomaan/muokkaamaan alkuperäistä Google Drawings -tiedostoa.

Jos et itse pääse omaan kaavioosi, et ole luultavasti kirjautuneena sisään Google-tilillesi. Mene esimerkiksi osoitteeseen https://drive.google.com ja kirjaudu sisään Google-tunnuksillasi.

Jos joku muu ei pääse muokkaamaan kaaviota, vaikka olisi kirjautunut Google-tililleen, hänelle ei ole annettu oikeuksia muokata tiedostoa. Mene Google Drivesi kautta tiedostoon, ja anna hänen @kierratyskeskus.fi-päätteiselle tunnukselleen oikeus kuvaan oikean yläkulman "Jaa"-painikkeen kautta. Pelkkä "linkin jakaminen päällä" ei anna linkin saaneille eli kuvan Siirissä näkevillä vielä oikeutta muokata sitä.

Perustiedot

Pitääkö minun täyttää myös Syötteet, Tuotokset, Tarve ja Asiakas?

Omistaja ja Tilanne ovat tärkeimmät perustiedot. Syötteet ja Tuotokset täytetään myymälätoimintojen prosesseja kuvatessa (varmista esimieheltäsi tai suoraan myymälätoimintojen johtajalta, mitä arvoja näihin kohtiin tulisi lisätä). Tarve ja Asiakas ovat suositeltavia, mutta eivät pakollisia kohtia.

Kuvauksen hyödyntäminen

Kuinka tulostan prosessikuvauksen?

Jos sinulla on päivittäjän oikeudet Toimintakäsikirjan proseissikuvaussivuun, jonka haluat tulostaa, se ei näy sinulla kovin nättinä tulostusmielessä. Valitse vasemmasta yläkulmasta Sivu - Esikatselunäkymä. Nyt sivu on tulostuskelpoinen. Printtaa se kuten tulostaisit normaalin nettisivun (riippuu käyttöjärjestelmästä ja selaimesta). Saat kuvauksen ja kaavion näkymään tulosteessa suurempana, kun printtaat sivun vaakatasossa.

Jos haluat tulostaa kuvauksesta pelkän kaavion, voit 

a) klikata kaavion alla olevaa linkkiä "Kuva Google Drivessa", ja tulostaa kuvan suoraan Google Driven kautta, mikäli sinulla on siihen oikeudet. 

b) Ellei sinulla ole oikeuksia kyseiseen kaavioon, voit Siirissä suurentaa sen näytöllä esim. pitämällä Ctrl (Macilla Cmd) pohjassa ja painamalla +-näppäintä. Ota tämän jälkeen kuvakaappaus (Windowsissa esim kuvakaappaustyökalu/snipping tool: http://windows.microsoft.com/fi-fi/windows/use-snipping-tool-capture-screen-shots#1TC=windows-8 tai Macissa näppäinoikotie: https://support.apple.com/fi-fi/HT201361) ja tulosta kuvakaappaus.

Mikäli kuvauksen laatija on noudattanut ohjeita, tulisi prosessikuvauksesta olla myös pdf-muotoinen varmuuskopio Kierkekone-palvelimella: Kierkekone - Laatu- ja ympäristötyö - Prosessit - Toimintakäsikirjan prosessikuvaukset. Voit tehdä myös itse vastaavanlaisen tiedoston (noudata ohjeiden kohtaa 3.3 Varmuuskopiointi) ja tulostaa sen.

Kuinka lataan prosessikuvauksen tiedostoksi?

Mikäli kuvauksen laatija on noudattanut ohjeita, tulisi prosessikuvauksesta olla jo valmiina pdf-muotoinen varmuuskopio Kierkekone-palvelimella: Kierkekone - Laatu- ja ympäristötyö - Prosessit - Toimintakäsikirjan prosessikuvaukset. Voit tehdä myös itse vastaavanlaisen tiedoston (noudata ohjeiden kohtaa 3.3 Varmuuskopiointi).

Jos haluat ladata kuvauksesta pelkän kaavion, voit 

a) klikata kaavion alla olevaa linkkiä "Kuva Google Drivessa", ja ladata kuvan suoraan Google Driven kautta, mikäli sinulla on siihen oikeudet. Klikkaa Tiedosto - Lataa tiedostona.

b) Ellei sinulla ole oikeuksia kyseiseen kaavioon, voit Siirissä suurentaa sen näytöllä esim. pitämällä Ctrl (Macilla Cmd) pohjassa ja painamalla +-näppäintä. Ota tämän jälkeen kuvakaappaus (Windowsissa esim kuvakaappaustyökalu/snipping tool: http://windows.microsoft.com/fi-fi/windows/use-snipping-tool-capture-screen-shots#1TC=windows-8 tai Macissa näppäinoikotie Cmd + Shift + 4:  https://support.apple.com/fi-fi/HT201361) ja tallenna kuvakaappaus tiedostoksi.

Linkit ja sisältöliitokset

Sisältöliitos ei toimi. 

Ongelma: "404 Not Found /"

Saatat saada 404-error-viestin, jos yrität seurata "haamusisältöliitosta". Sivu, johon sisältöliitos on muodostettu, onkin sittemmin poistettu ja linkki on jäänyt kummittelemaan. Tämä on sivustoa ylläpitävän julkaisujärjestelmän virhe, ja siitä on tehty virheilmoitus. Ongelman voi välttää poistamalla kaikki sisältöliitokset ennen kuin poistaa itse sivun.

Ongelma: Sisältöliitoksen jälkeenkään ei näy oikeaa sisältöä

Olet luultavasti tehnyt sisältöliitoksen sivuun, josta on puolestaan sisältöliitos jonnekin toisaalle. Näin ei valitettavasti voi tehdä. Mene sivulle, johon teit liitoksen, ja seuraa sivun alusta löytyvää linkkiä "tämän sivun sisältö on sama kuin...". Näin löydät sivun, johon sinun tulee oikeasti tehdä liitos, eli kyseisen sisällön "alkulähde".

Haluan poistaa liitoksen, mutta en löydä "Poista liitos" -linkkiä.