Neuvojien palkanmaksu
(Päivitetty 10/2018 by Maire Turunen)
! Tämä tiedosto löytyy paremmin luettavassa muodossa Palkat kansiosta!
Palkat maksetaan kaksi kertaa kuussa seuraavasti:
- 1-15 pvät maksetaan 31. pvä -kuittaus normaalisti 17. pvä mennessä
- 16-31 pvät maksetaan 15. pvä – kuittaus normaalisti 2. pvä mennessä
Henkilöstöhallinnosta lähetään n. puolivuosittain palkkakaudet ja palkkapäivät tiedosto, jossa päivämäärät ym. ovat tarkemmin.
! Muista tarkistaa varatuista keikoista onko kaikki kauden keikat kuitattu. Jos freelancereillä kuittaamattomia keikkoja, laita sähköposti/tekstiviestimuistutus asiasta. Jos keikkaa ei ole kuitattu ajoissa, jätetään se maksamatta ja maksetaan myöhemmin.
1) TUNTIEN HYVÄKSYMINEN:
Varausjärjestelmässä käy läpi kuitatut keikat ja hyväksy tunnit (ks. koodien merkityksen alta) + merkitse onko ”Neuvojien palkka maksettu” (Kuukausipalkkalaisten palkka on maksettu. HUOM! Jos keikassa on kaksi neuvojaa, joista toinen freelancer jätä ei maksetuksi. Kuukausipalkkalainen poistetaan palkkaexcelissä.)
HUOM! Tarkista onko kausi- tai kiireapulaisia kuukausipalkalla: Tällöin heidän kohdallaan, siltä ajalta kun kuukausipalkalla, merkitään/ruksitaan kohta ”Neuvojien palkka maksettu”.
Esim:
Katri Harju oli FEC-kuukausipalkallinen 1.3.2016 asti.
Tilanne 1.11.2018 alkaen: ei kausikuukausipalkkalaisia tai kiireapulaisia kuukausipalkalla
Vahvista tunnit koodien mukaan:
AIT = Aikuiset & tapahtumat
KOU = Polku oppilaitokset
(Myös kasvattajat ja kasvavat → kaikki oppilaitoksiin liittyvät esim. infotilaisuus opettajille & hlökunnalle jne. Myös 2. asteen neuvonnat sekä kummikoulu-tunnit)
PKE = Päiväkodit ja esikoulu yksiköt, kaikki 5-6v. neuvonnat
KA = Keräysautokiertueen neuvonnat
KULPS = Kulps tilaukset
Muu työ = pääsääntöisesti Kierrätyskesksen maksamat työt/keikat /koulutus- & suunnittelutyö jne.
1 & 2 –tunnit:
1- tunti = keikan ensimmäinen tunti
2.tunti = keikan loput tunnit
HUOM! Ilta- & sunnuntaikeikkojen tuntien kuittaus:
Yleissääntö:
18h jälk → 1 tunteja
Sunnuntait → 1 tunteja
la kuten arkipäivät
Tarkennuksia edelliseen:
Tapahtumapönötykset (HSY infot ja ilmastoinfon tapahtumat ja jostain syystä rojupöhöt):
Iltatunnit (klo 18 jälkeen) normaalisti, (esim. 1xAIT1, 2x AIT2)
Sunnuntaitunnit normaalisti (samalla tavalla)
MUTTA, jos kyseessä on kurssi, luento yms. (kompostikurssi, koulutuspaketit jätteet ja vesi) niin silloin kaikki klo 18 jälkeen tapahtuvat sekä sunnuntaina tehtävät tunnit ovatkin 1 tunteja. Esim. kompostikurssi joka alkaa TO klo 17 (2x PKK1) tai sunnuntaina tehtävä pidempi Kodin jätehuolto ja lajittelu (1.5x AIT1).
2) RAPORTIN TEKO
- Varausjärjestelmässä: Tee raportti: Admin – Raportit:
- laita alku & lopetuspäivät
- älä koske muuhun, paitsi valitse:
Tilanne: suoritettu (tällöin kuukausipalkkalaistenkuittaamattomat poistuvat näkyvistä)
lopusta valitse raportin tyypiksi: keikka
- sitten paina: suorita kysely!
>>Saatu Raportti:
-laita keikat ensin aika järjestykseen
-sitten järjestä/paina “Ei maksetut”
- valitse kaikki ”Ei Maksetut”.
Varmista, että “Ei maksetuissa” on vain freelance neuvojia ja maksetuissa keikoissa vain kuukausipalkkalaisia.
-Mene sitten alas ja paina sinistä ”Vie tietueet tiedostoon”. Tallenna saatu data.csv tiedosto haluamaasi paikkaan.
3) EXCEL -taulukon luominen:
-Avaa mieluiten excelin työpöytäversio
-Tuo luotu data.csv exceliin: TIEDOT --> tekstistä tai csv:stä (ylhäällä vasemmalla) --> etsi luoto data.csv ja paina “tuo”
Avautuvasta ikkunasta valitse “Tiedoston alkuperä” --> Unicode (UTF-8). Tällöin excel tunnistaa ääkköset oikein.
Paina: “Lataa” ja lista avautuu exceliin.
LISTAN JÄRJESTELY:
-Poista ensin kaikki epäolennaiset sarakkeet, joita palkanlaskijat eivät tarvitse. Mallia voi katsoa jo tehdyistä exceleistä palkat -kansiossa)
-Kirjaa tiedostolle otsikko ylös esim. Freelanceneuvojien palkat ajalta 1-15.10.2018
- Järjestä sitten jokainen neuvoja omalle rivilleen esim.
Rojupöhöt, joissa kaksi vetäjää. Muista korjata tuntimäärät oikein
kunkin neuvojan kohdalla, ettei jää liikaa tunteja/neuvoja.
- Poista mahdollisesti listassa olevat kuukausipalkkalaiset esim. Rojupöhö keikoissa
-Muuta kaikki alle 2h:n keikat seuraavasti 2tunnin keikoiksi: 1-1,5 tuntia = 2 tuntia (mutta yli 2 tuntia esim. 2,5 tuntia = 2,5 tuntia!) TÄSSÄ TÄRKEÄÄ: Mikäli kyseessä 1 tunnin ilta- tai viikonloppukeikka merkitse HUOM! Kohtaan palkanlaskijalle tieto, että lisät maksetaan vain tehdyltä tunnilta – ei koko kahdelta tunnilta.
-Järjestä excel lopuksi neuvojien mukaan (Lajittele&suodata -> mukautettu lajittelu > Neuvoja A-Ö jne.)
-Järjestä neuvojien saman tahon keikat peräkkäin ja merkitse Huom! Kohtaan SAMAA KEIKKAA. Värikoodaa keikat, jotka kuuluvat yhteen jotenkin näin:
Asiakas: Aihe: Neuvoja: Yhteistuntimäärä: Ajankohta: HUOM!
Käpylän peruskoulu VH: Veden varassa 365 Anne Järvi 2 9.4.2018 11:00 Samaa keikkaa!
Käpylän peruskoulu VH: Puhdasta asiaa.. 365 Anne Järvi 1 9.4.2018 12:30
- Merkitse ilta ja viikonloppu työt HUOM! kohtaan Ilta-, lauantai- tai sunnuntaityö merkinnällä. Merkitse samalla koko rivi jollain värillä esim. Iltatyö sinisellä jne. Merkitse exceliin HUOM! kohtaan keikan todellinen kesto ilta- & sunnuntailisän maksamista varten. Ilta ja viikonloppulisät maksetaan tehdyn työn määrän mukaan.
-merkitse mahdolliset koulutus-, suunnittelutyötunnit erikseen exceliin keikkalistaan alle. Näistä tunneista saat tiedot vastuuhenkilöltä sähköpostitse.
- Kun lista on valmis ja tarkistettu tallenna excel dokumentti Polkutiimin Sharepointiin: Sahrepointi > Polkutiimi > Tiedostot > Palkat
-Lähetä tiedosto sitten palkanlaskijoille: palkat@kierratyskeskus.fi
LOPUKSI:
-Valmiin excelin lähetyksen jälkeen mene vielä järjestelmään ja vaihda raportissa ei maksettujen keikkojen tila maksetuksi. Se tehdään näin: Valitse taas kaikki “Ei maksetut” ja rullaa sivun alalaitaan > klikkaa punaista nappulaa, jossa lukee: “Vaihda palkan statusta”. Keikat näkyvät tämän jälkeen maksettuina.
4) PUHELIN- & MATKAKORVAUKSET: