Yleiset kokousohjeet

Esitä kutsussa esityslista – ainakin agenda tai tavoite. Mieti etukäteen, mikä on käsiteltävien asioiden tärkeysjärjestys. Mieti myös, keitä kaikkia oikeasti tarvitaan paikalle.
Ilmoita aika ja paikka. Tee tilavaraus ajoissa.
Kerro, jos on tarjoilua. Mieti onko tarjoilu tarpeen; nälkäisenä ei jaksa, mutta toisaalta ison ja levottoman porukan keskittyminen voi herpaantua herkuttelusta. Varaa riittävästi aikaa.
Halutessasi lähetä muutamaa päivää ennen kokousta osallistujille muistutusviesti tai soita: tervetuloa kokoukseen! Ehkä haluat muistuttaa tai tiedustella ovatko ennalta tai edellisessä kokouksessa sovitut tehtävät valmisteltu.

Tarkasta ennen kokousta, että tekniikka toimii.
Aloita ajoissa. Mitä edellisissä kokouksissa on päätetty, missä nyt mennään?
Kuka tekee muistion ja mihin se tallennetaan.
Puheenjohtaja tai koollekutsuja huolehtii aikataulussa pysymisestä ja siitä, että päätöksiä tehdään. Päätösten tulee realistisia ja toteuttamiskelpoisia.
Kiitä lopussa osallistujia ja varsinkin asioiden esittelijlijöitä ja valmistelijoita.
Kertaa keskisimmät päätökset ja jaetut tehtävät sekä seuraavan kokouksen ajankohta ja agenda.

Huolehdi, että muistio tallennetaan sovittuun paikkaan. Huolehdi tarvittaessa osallistujille esim. sähköpostitse muistio, sovitut tehtävät ja keskeisimmät päätökset samana tai seuraavana päivänä.
Milloin tarkastetaan ja kuka tarkastaa, että sovitut asiat ovat toteutuneet?

Miksi tai kenelle muistioita kirjoitetaan? Jos ei kukaan lue, miksi tuhlata siihen energiaa? Miten siinä tapauksessa perehdytetään uudet mukaan tai informoidaan poissaolijoita?
Voisiko tärkeimmät päätökset kirjata esim. Excel-taulukkoon, josta kaikki saman projektin päätökset näkyisivät yhdellä silmäyksellä? Tai Google-dokumenttiin?

Käytä vain se aika, joka on sovittu. Huolehdi aikataulusta. Sopikaa, voiko kokoukseen osallistua vain osan ajasta vai onko hyvä jäädä kokonaan pois, jos ei voi osallistua täysipainoisesti.
Jos kokous alkaa myöhässä, tai jos kokous on huonosti valmisteltu, kuluu arvokasta aikaa hukkaan. On epäreilua ajoissa olleita ja hyvin valmistautuneita kohtaan antaa heidän odottaa.
Harkitse tarkoin, onko yli 1,5 tunnin kokous tarpeen.
Arvioi kuitenkin ajankäyttö realistisesti. Jos kokoukseen osallistuu kuusi henkeä ja oletetaan, että heistä jokainen esittelee oman asiansa viidessä minuutissa, aikaa kuluu puoli tuntia. Jos jokainen kommentoi lisäksi viisi minuuttia, kuluu kokonaisuudessaan tunti.

Voiko tavoitteet saavuttaa helpommin tai paremmin jotenkin muuten? Esimerkiksi työstämällä materiaalia yksin tai pareittain?
Erilaisia kokoustapoja on monia: etäkokous, kävelykokous, työpaja, sähköpostikokous, seisomiskokous ja niin edelleen. Tutustu esim. ideapakkaan!

Esittele etäosallistuja muille ja muut etäosallistujalle. Jos käytössä on kuvayhteys, näytä kameran kautta kokoustila ja osallistujat. Huolehdi, että yhteys toimii ja varmista, että etäosallistuja kuulee kaikkia ja saa halutessaan puheenvuoron.
Kiitä kokouksen lopussa myös etäosallistujaa.

Katso Leo Straniuksen mielestäni varsin hyvät kokouskäytännön aakkoset.

Katso kuvasarja kokouksen seitsemästä kuolemansynnistä.

Katso ideapakasta aktivoivia kokouskäytäntöjä.

Kirjallisuutta

Reetta Koski & Katleena Kortesuo (2012): Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Paranna palavereitasi. Talentum.

Sira Niipola & Päivi Rauramo (2008): Hyvät kokouskäytännöt työpaikan arjessa. Työturvallisuuskeskus.