Palauteviestien luokittelu infopostin kansioihin

Infopostiin tulevat viestit käsitellään seuraavasti:

1. Kun viesti saapuu ja siihen vastataan tai se välitetään edelleen, se otsikoidaan uudelleen selkeästi ja aiheen/aiheiden mukaisesti. Usean aiheen viestissä kaikki aiheet otsikkoon (avainsanat).

2. Käsitellyt viestit siirretään infopostin kansioihin pääasiallisen aiheensa mukaisesti. Mikäli viestistä muodostuu viestiketju (vastauksia ja uudelleenvälityksiä) tai muunlainen keskustelu, siirretään kansioon lopulta vain viimeisin viesti, jossa tulisi vastausohjeiden mukaan siis olla näkyvissä koko aiempi keskustelu. Mikäli olennainen osa tekstiä häviää matkalla (esim. asiakkaan tekstiä/Kierken vastauksia, joissa tärkeää sisältöä), niin että ketjun viimeisin viesti ei sisällä koko keskustelua, voidaan kansioon siirtää useampikin viesti samaan yhteydenottoon liittyen. Yhtenäinen otsikointi on tällöin välttämätön.

Tilastoitava palaute
Nämä kansioidaan mm. johtoryhmän käyttöön tulevan palautekoonnin helpottamiseksi:

1. KOONTI Kiitokset - kaikista aiheista, kaikki positiivinen palaute, ellei viesti sisällä myös kritiikkiä jostakin aiheesta
2. KOONTI Kuljetuspalvelu - valitukset, ehdotukset ja kyselyt (Caritalle välitettävät viestit, ei noutopyynnöt tai tuotetiedustelut)
3. KOONTI Toimipisteet - valitukset, ehdotukset ja kyselyt liittyen tiettyyn toimipisteeseen (yhteen tai useampaan)
4. KOONTI Tuotteet (muut kuin verstastuotteet) - valitukset, ehdotukset ja kyselyt (ei tuotetiedustelut)
5. KOONTI Verstastuotteet - valitukset, ehdotukset ja kyselyt liittyen polkupyöriin, Plan B-tuotteisiin tai elektroniikkaverstaan tuotteisiin
6. KOONTI Viestintä - nettisivut, muut viestintäasiat
7. KOONTI Kierken toimintatavat - kysymykset, ehdotukset ja palaute liittyen Kierken yleisiin toimintamalleihin, rakenteeseen, organisaatioon jne (ei rutiinitiedustelut toiminnoista)
8. KOONTI Yhteistyö - jaotellaan:
8a. Yritysyhteistyö - esim. pyynnöt toimittaa materiaalia yritykseltä Kierkelle tai Kierkeltä yritykselle
8b. Tapahtumayhteistyö - esim. kutsut järjestämään tilaisuuksia
8c. Myönnetyt sponsoroinnit - opiskelija- ja kulttuuritapahtumien tukeminen, Kierken myöntämät 20-50 € arvoiset sponsoroinnit
8d. Hylätyt sponsorointipyynnöt - sponsorointipyynnöt, joista kieltäydytty
9. KOONTI Muut - esim. opiskelijoiden tai viranomaisten kyselyt, yksittäiset merkittävät palautteet tapahtumiin/kampanjoihin liittyen ym, muu merkittävä palaute, joka ei sovi ryhmiin 1-8.

Ei-tilastoitavat viestit
Kansioidaan väliaikaisesti viestinnän työn helpottamiseksi tarpeen mukaan, voidaan poistaa välittömästi käsittelyn jälkeen:

10. Tuotetiedustelut - myyttekö / mihin hintaan -kyselyt

11. Vierailupyynnöt - voiko tulla käymään/tutustumaan

12. Kampanjat - tiettyihin kampanjoihin/tapahtumiin liittyvät rutiiniviestit, kuitenkin poimitaan merkittävimmät yksittäiset palautteet (ei esim. 20 valitusviestiä aikataulusta) asianmukaiseen KOONTI-kansioon (esim. KOONTI Muut, KOONTI viestintä, KOONTI Kierken toimintatavat). Tarvittavat alikansiot kulloisenkin tarpeen mukaan.

13. Rutiinitiedustelut - tavanomaiset kyselyt, joihin vastaus yleensä nettisivuilla.

14.-X Muut työtä helpottavat kansiot tarpeen mukaan.

Ei tarvetta kansioinnille, voidaan poistaa välittömästi käsittelyn/edelleen toimittamisen jälkeen:

- Mainokset

- Työhakemukset - toimitetaan henkilöstöyksikköön

3. Kun palautteesta tehty koonti (puolivuosittain, kansiot 1-9), kansiot tyhjennetään. Kansiot 10-> tyhjennetään sitä mukaa, kun koetaan tarpeelliseksi.