Toiminnan suunnittelu ja raportointi
Toiminnan suunnittelu ja raportointi koulutustoiminnoissa
2. Keskeiset tuotettavat ”paperit”
Tosu-rapsa_taulukko drivessa:
- vuositavoitteiden asettaminen ja niihin liittyvien toimintojen ja tavoitteiden kirjaus syys-marraskuu Koulutustoimintojen johtaja vastaa kaikki osallistuvat
- asetettujen vuositavoitteiden ja niihin liittyvien toimenpiteiden kirjaus läpikäyminen kunkin kohdan vastuuhenkilöiden kanssa tammikuussa Koulutustoimintojen johtaja vastaa
- asetettujen vuositavoitteiden raportointi 15.6 ja 15.1. mennessä kunkin kohdan vastuuhenkilö raportoi, Koulutustoimintojen johtaja muistuttaa
- asetettujen vuositavoitteiden tsekkaus elokuun suunnittelupäivillä Koulutustoimintojen johtaja vastaa
Työlistat ja vastuunjako tiimeittäin:
- vuoden työlistat vuosisuunnitelman pohjalta, joulu-tammikuu ja tarkistus elokuussa sekä päivitetään tarvittaessa Koulutustoimintojen johtaja vastaa
- tiimien käytännön työlistat ja vastuut, tammikuu ja elokuu tiimien suunnittelupäivillä, tiiminvetäjät vastaavat
HSY -raportit
- raportoidaan HSYlle, kaksi kertaa vuodessa sopimuksissa olevien ohjeiden mukaan, tammikuu raportti kesä-joulukuulta 31.1. mennessä, kesäkuu raportti tammi-toukokuulta 30.6. mennessä nimetyt vastuuhenkilöt vastaavat
- lisäksi laskutus sovitusti 2-4 krt vuodessa, vuonna 2015 neljä laskua, viimeinen 8.1.2016 mennessä nimetty vastuuhenkilö vastaa
Tilastot
- kootaan koulutusten ja neuvonnan tilastot: taulukkoihin tosu-raportointi taulukon yhteydessä, kootaan tarvittavat tiedot 31.1. ja 30.6. mennessä: HSY luvuista vastaa HSY-raportin tekijä, Ekopassi-luvuista Ekopassi-vastuuhenkilö, muusta neuvonnasta tiiminvetäjät
- lasketaan arvot tuottavusmittarille, helmikuun alku, tiiminvetäjät ja ekopassivastaava tuottavat mittaritaulukkoon tarvittavat luvut taulukkoon, Koulutustoimintojen johtaja tsekkaa läpi ja toimittaa eteenpäin
- kootaan tiedot koulutuksesta ja vaikuttamisesta drivessa oleviin KYKSin hallinnoimiin taulukoihin, HSY raporttiin kootaan koulutuksen tekemiset noista taulukoista, jokainen täydentää omalta osaltaan 15.6. ja 31.12. mennessä
Osavuosikatsaukset konsernille
- tehdään kahdesti-neljästi vuodessa, vuonna 2015 raportoidaan neljästi -> Toimitusjohtaja vastaa
- aikataulu
- n 10.2. koko edellinen vuosi
- (n 10.4. tammi-maaliskuu)
- n 10.8. puolivuotiskatsaus
- (n 10.10. heinä-syyskuu)
- helmikuussa ja elokuussa koulutuksen tilastotaulukko liitetään raporttiin ja helmikuussa myös tuottavuusmittarilaskelma, lisäksi lyhyet tekstit raportoinnin perusteella Koulutustoimintojen johtaja vastaa taulukoiden liittämisestä ja teksteistä
Vuosikertomus ja -fiilikset
- Tehdään tiimeittäin lyhyt arvio vuodesta esitettäväksi koulutuksen johdon vierailulla (ppt-esitys max 10 sivua) sekä vuosikertomustyön pohjaksi ja itselle iloksi. Varsinainen raportointi taulukossa, tässä fiilikset ja erityiset maininnat, 31.1. mennessä, tallennetaan driveen raportointitaulukon luo. Tiiminvetäjät vastaavat
Auditoinnit
- sisäisillä auditoinneilla tarkkaillaan koulutuksien, koulutussisältöjen ja työprosessien laatua
- auditoinneista on kirjattu oma prosessi ja ohjeet
- auditointia aikataulu sovitaan yhdessä koulutuksen suunnittelupäivillä tammikuussa ja tarkistetaan elokuun suunnittelupäivillä
- jokainen vastaa itselleen sovitusta osuudesta ja tallettaa omiin auditointeihinsa liittyvät paperit fronteriin ja auditointivastuuhenkilö pitää huolen että homma etenee ja paperit tulee talteen
- alkuvuoden suunnittelupäivillä johdon vierailussa esitetään koulutuksen vuosikatsaus tilaisuuden järjestelyistä sovitaan syksyllä Tuupossa. Tiiminvetäjät esittelevät vuosifiilikset tilaisuudessa.