Toiminnan suunnittelu ja raportointi
Toiminnan suunnittelu ja raportointi koulutustoiminnoissa
3. Koulutustoiminnan suunnittelun ja raportoinnin vuosikello
kuukausittain
- Koulutustoimintojen johtajan ja tiiminvetäjien tapaamiset n 2 krt kuussa Koulutustoimintojen johtaja kutsuu
- Koulutustoimintojen johtajan tapaamiset muiden työntekijöiden kanssa 1-2 krt kuussa Koulutustoimintojen johtaja kutsuu
- yhteiset tapaamiset (Tuupo) Koulutustoimintojen johtaja kutsuu
- yhdessä sovitut auditoinnit: koulutusten ja valittujen prosessien sekä ympäristötavoitteiden osalta auditointivastuuhenkilö kokoaa, jokainen tekee itselleen sovitut asiat
- tiimipalaverit, tiiminvetäjät kutsuvat
elokuu
- johtoryhmän strategiapäivät, seuraavan vuoden suunnittelu (hallituksen hyväksymät: strategia ja visio, sekä seuraavan vuoden painopisteet) Koulutustoimintojen johtaja osallistuu
- koulutuksen suunnittelupäivät: seuraavan vuoden painopisteet koulutuksessa, Koulutustoimintojen johtaja kutsuu, kaikki osallistuvat
- n 10.8. puolivuotisraportti toiminnasta konsernille (sis.tilastotaulukon) Koulutustoimintojen johtaja kokoaa Toimitusjohtajalle
- ajankohtaiskatsaus hallitukselle, raporttitaulukon pohjalta, Koulutustoimintojen johtaja kokoaa
- kehityskeskustelut ja työlistojen tsekkaus, Koulutustoimintojen johtaja kutsuu
syys-lokakuu
- toimintasuunnitelman ja talousarvion ”lähetekeskustelu” hallituksen ja joryn linjausten pohjalta syyskuun Tuupossa, Koulutustoimintojen johtaja vastaa
- Tiimien kommentit ja ajatukset toimintasuunnitelmaan 15.10. mennessä, tiiminvetäjät vastaavat
- työaika ja työtehtävä toiveet seuraavalle vuodelle 15.10. mennessä Koulutustoimintojen johtajalle, jokainen
- toimintasuunnitelman ja talousarvion kokoaminen ja viimeistely 30.10 mennessä, Koulutustoimintojen johtaja vastaa
(- lokakuu ¾ vuosiraportti kaupungille, Koulutustoimintojen johtaja kokoaa Toimitusjohtajalle)
marraskuu
- tosu ja tasu johtoryhmään ja hallitukselle, Koulutustoimintojen johtaja vastaa
joulukuu
- hallitus hyväksyy tosun ja tasun
- seuraavan vuoden työlistojen tekeminen toimintasuunnitelman pohjalta, Koulutustoimintojen johtaja vastaa
- tiedot koulutuksesta ja vaikuttamisesta drivessa oleviin KYKSin hallinnoimiin taulukoihin, HSY raporttiin kootaan koulutuksen tekemiset noista taulukoista 31.12. mennessä, jokainen täydentää omansa
tammikuu
suunnittelu:
- työlistojen ja niihin liittyvien vuositavoitteiden läpikäyminen vuoden ensimmäisissä keskusteluissa kaikkien kanssa, koulutustoimintojen johtaja kutsuu
- suunnittelupäivillä vuoden toiminnan aikataulutus ja suunnittelu yhdessä:
- tiimien suunnittelupäivillä tarkempi aikataulutus ja vastuista sopiminen vuositavoitteisiin liittyen, tiiminvetäjät vastaavat suunnittelupäivien organisoinnista, kaikki paikalla
- koulutuksen suunnittelupäivillä yhteisten asioiden aikataulutus ja vastuista sopiminen ainakin: vuoden auditoinnit ja ympäristötavoitteet Koulutustoimintojen johtaja vastaa suunnittelupäivien organisoinnista, kaikki paikalla
raportointi:
- edellisen vuoden raportointi tosu-raportointi-taulukkoon driveen 15.1. mennessä LYHYESTI, Koulutustoimintojen johtaja muistuttaa, kunkin kohdan vastuuhenkilö raportoi
- edellisen vuoden tilastojen kokoaminen taulukkoon 31.1. mennessä HSY luvuista vastaa HSY-raportin tekijä, Ekopassi-luvuista Ekopassi-vastuuhenkilö, muusta neuvonnasta tiiminvetäjät
- Edellisen vuoden fiilisten kokoaminen powerpoint esitykseksi johdon suunnittelupäivillä esitettäväksi ja vuosikertomuksen pohjaksi 30.1. mennessä, tiiminvetäjät vastaavat
- HSY raportointi 31.1. mennessä, nimetyt vastuuhenkilöt vastaavat
- johdonvierailu suuninttelupäivien yhteydessä, tiiminvetäjät ja Koulutustoimintojen johtaja + tuupossa sovitut vastuuhenkilöt
helmikuu
- lasketaan arvot tuottavusmittarille, helmikuun alku, tiiminvetäjät ja ekopassivastaava tuottavat mittaritaulukkoon tarvittavat luvut taulukkoon, Koulutustoimintojen johtaja tsekkaa läpi ja toimittaa eteenpäin
- kaupungin vuosiraportti n 10.2. (sis tilastotaulukon ja tuottavuusmittarin), Koulutustoimintojen johtaja kokoaa Toimitusjohtajalle
- edellisen vuoden katsaus hallitukselle, koulutustoimintojen johtaja vastaa
- kehitys- ja arviointikeskustelut, Koulutustoimintojen johtaja kutsuu
huhtikuu
(- n 10.4. kuluvan vuoden kvartaaliraportti kaupungille Koulutustoimintojen johtaja kokoaa Toimitusjohtajalle)
kesäkuu
- HSY raportointi 30.6. mennessä, nimetyt vastuuhenkilöt vastaavat
- alkuvuoden raportointi tosu-raportointi-taulukkoon driveen 15.6. mennessä LYHYESTI, Koulutustoimintojen johtaja muistuttaa, kunkin kohdan vastuuhenkilö raportoi
- alkuvuoden tilastojen kokoaminen taulukkoon 30.6. mennessä HSY luvuista vastaa HSY-raportin tekijä, Ekopassi-luvuista Ekopassi-vastuuhenkilö, muusta neuvonnasta tiiminvetäjät
- tiedot koulutuksesta ja vaikuttamisesta drivessa oleviin KYKSin hallinnoimiin taulukoihin, HSY raporttiin kootaan koulutuksen tekemiset noista taulukoista 15.6. mennessä, jokainen täydentää omansa
- hallituksen strategiapäivät, seuraavan vuoden suunnittelu alkaa, Koulutustoimintojen johtaja osallistuu